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高校仪器设备信息化建设怎么推且看清华大学建设经验

建全生命周期管理平台 采购及资产全链条打通

作者:柏玲 发布于:2019-07-03 11:52:56 来源:政府采购信息网
  清华大学实验室与设备处处长黄开胜表示,信息化系统建设上,希望采购及资产全链条打通,在实现采购全流程电子化管理的基础上,进一步实现教育部、财政部相关报表自动导出;建账、变动、折旧及处置数据与资产处、财务处自动对接;进一步落实资产领用人管理责任,通过信息系统开展年度资产自查等功能。那么,具体应当怎么干、找谁干呢?
 
  黄开胜认为,首先?#19988;?#22810;学习和了解国家政策,把握政策的基本原则?#40644;?#27425;是多调研兄弟院校,学习兄弟院校的经验、探索和教训;第三是找寻好的合作伙伴。目前信息化软件系统开发公司很多,需要寻找一个对高校采购业务熟悉的,了解业务流程中间的痛点,并且可以派员驻场工作及时响应信息系统需求变更或信息系统故?#31995;?#21512;作伙伴。需要提到的是,信息系统要以我为主,校内部署。这样部署可?#21592;?#20110;在安全可控的条件下打通人事库、财务系统等。最后就是考虑采购中的风险如何防控的问题,通过信息化建设,能够有效做好风险防控。
 
  据了解,清华大学从2017年6月开始,陆续经过在国内高校业务调研、采购及资产软件调研、业务需求梳理、立项准备、立项及采购、系统开发和调试、业务功能确?#24076;?#20110;2018年6月启动了新的信息系统开发工作,最终于2018年11月20日资产子模块上线试运?#26657;?019年1月8日设备全生命周期管理平台全面上线,实现了采购及资产全链条的打通,并且与财政部、教育部等相关信息管理平台实现了自动对接,极大地便利了工作。
 
  该平台主要实现了以下三个方面的功能。
 
  一是全流程线上流转。从采购申请到采购执行、合同外?#22330;?#39564;收建账、使用变动、处置下账,所有业务都在一个系统内完成。项目采购的每一?#26041;?#38656;要多长时间,有哪些意见,执行到了什么程度等都一目了然。以往采购部门制定了一个很长的详细的采购工作指?#24076;?#20294;采购申请人很少仔仔细细阅读,现在系统实现了表单化设置,引导采购申请人填写,需要理解的地方自动跳出提醒事项,不阅读指南也不会填错。
 
  二是多部门协同。从采购结果发起验收建账实现采购与资产数据打通;设备资产数据进入国有资产数据库与资产处打通;设备资产建账终审后自动发起财务预约,实现资产与财务打通;人事、统一身份?#29616;?#31561;基础数据与校园门户数据中心打通。
 
  三是实现便捷化业务办理。分别有电脑端、微信端、?#22987;?#31471;。
 
  黄开胜透露,清华大学在信息化建设过程中也遇到了三大“坑”。
 
  一是角色定义未统一管理。不同业务?#26041;冢?#31649;理科室不同,开发团队不同,造成表单填写中对角色的描述不同,对采购人非常不友好。如采购申请阶段的申请人,在合同执行阶段为项目负责人。
 
  二是管理方式转变未良好过渡。管理平台系成品软件,软件中功能涉及许多对原有管理方式的调整,对采购人及管理部门均是非常大的挑战。如原系统采购申请是统一身份?#29616;?#29992;户可以选择为任何人填写申请,由该用户提交即可;而现系统必须采购人先给助理授权,助理方能给采购人填写采购申请等各种申请。再如原资产管理系统同时记录经费负责人、领用人和实际使用人;现系统谁领用谁负责,仅入账时记录经费信息。
 
  三?#19988;?#21153;管理科室沟通及培训不够。系统需求由业务管理科室提出,但涉及业务流转时不同科室沟通不足。系统上线前,仅对全校师生有业务培训,未对业务承担人员进?#20449;?#35757;。系统上线后,存在部分后续?#26041;?#26080;法看到前续关键信息的情况。系统上线初期,存在业务承担人员无法快速查找所需信息,快速进行业务处理的情况。
 
  “好的经验值得分享,好的成果值得展示。”黄开胜?#25285;?#39640;校信息化建设正在稳步发展,深刻感受到高校信息化建设和发展?#26657;?#20197;服务为核?#27169;?#24605;考如何深化和拓展数据化服务和服务信息化;信息化建设也从为建设而建设,转向以适应用户、业务部门的需求出发进行?#24230;?#21644;建设,从而让信息化?#38469;?#25104;为学校业务发展的数据基础和支撑工具。

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